Преимущества и недостатки облачного документооборота

13.08.2015

преимущества и недостатки облачного документооборота

Горы бумажных документов на столах остались для многих компаний в далеком прошлом. На смену им пришли электронные версии в сотнях копий и разных форматах.

Однако, если электронный документооборот стал необходимостью и имеет ряд преимуществ, почему же перевод документов в «облака» вызывает столько опасений? Давайте попробуем разобраться.

Начнем с того, что облачные технологии пользуются большой популярностью и широко используются в разных сферах бизнеса. Если же говорить непосредственно о переведении системы документооборота в «облака», то можно выделить следующие преимущества:

  • Не нужна своя инфраструктура
    Компании не требуется закупать новое серверное оборудование, устанавливать ПО и инвестировать в приобретение ряда компонентов ИТ-инфраструктуры.
  • Масштабируемость
    При увеличении объема обрабатываемой информации вы просто арендуете дополнительные мощности в «облаке».
  • Доступность
    У вас и ваших коллег есть круглосуточный доступ к документации, благодаря абсолютной гибкости «облачных» решений. А системы резервного копирования и круглосуточной технической поддержки дают возможность в любое время восстановить или обновить документ.

И все же, не стоит представлять облачный документооборот только в радужном свете. :-) Хотя уровень безопасности в облачных дата-центрах не ниже, чем в локальных, а, зачастую, и выше, переход в облака сопряжен с некоторыми рисками.

  • Риск утечки информации
    Если вы прибегаете к B2B-услуге, то есть отдаете свою документацию на хранение и перевод в «облака», убедитесь, что возможность потери или утечки информации минимизирована. Иначе, вы полностью пропускаете информацию через чужие руки. Плюс, стоимость таких услуг будет выше, чем просто аренда облачного сервиса.
    Лучше возьмите «перевод» документов в свои руки. Обучение не займет много времени у вашей ИТ-службы.
  • Потеря данных из-за разрыва соединения с сервером
    Не стоит забывать и том, что в разгар рабочего дня у вас может пропасть соединение с облачным сервером. В случае со своим сервером, вы можете вызвать администратора, который быстро все восстановит. В случае с «облаком», вы можете только обратиться в службу поддержки и терпеливо ждать. Да, и вероятность недоступности линии связи с облачным сервером выше, чем с локальным сервером. В такой ситуации вы можете надеяться только на то, что последняя версия вашего документа будет сохранена.

Таким образом, облачный документооборот как B2B-услуга может оказаться не слишком эффективным, но, если «переводом» документов занимаетесь вы сами, то это определенно имеет преимущества. Такие как отсутствие необходимости приобретения нового дорогостоящего серверного оборудования, сокращение расходов на внедрение системы или ее обновление, автоматизация управления документами, а также круглосуточный доступ.

Как видите, у облачного документооборота есть свои недостатки, но и преимущества имеют немалый вес. Поэтому перед тем, как «отправить в облако» документы, оцените все «за» и «против». Возможно, ваша локальная ИТ-инфраструктура полностью справляется.

А если вы все-таки решились, то не забывайте о том, что многие вопросы обеспечения безопасности вашей корпоративной информации поможет решить SLA (соглашение об уровне оказания услуг).

Сергей Пупкевич
руководитель департамента Java-решений